职场新人必修课:如何高效正确地处理邮件

电子邮件是我们办公室使用最广泛的正式文件。如何使用它来有效地交流是非常有学问的。电子邮件的使用包括书写、接收和发送电子邮件。让我们从这三个方面来解释。

1、邮件组成

收到领导表扬的邮件和抄送邮件必须选择得当，主题明确，文字简洁明了，重点突出，号召力清晰，签名完整，附件正确，格式整洁美观。

1. 正确选择收件人及抄送人

简而言之，收信人和抄送人都与此事有关。收件人选择直接的一方，即必须知道或响应事件的人，而抄送通知他知道。即使邮件被对方忽略，也不会产生任何负面影响。

用电子邮件报告重要事项时，如果你认为有必要让你的顶头上司知道，你可以抄送给你的顶头上司。如果上级领导没有参加，也没有得到他/她的直接上级的授权，不要跳过他/她的级别。

2. 明确的主题

一般格式为:涉及的主要问题+接收方需采取的应对行动，让接收方一目了然，如“XX项目合作方案，请回复”、“XX渠道合作协议，请审阅”等。

电子邮件的主题应该是单一的，在一封电子邮件中不相关的事情是禁忌的。

如果邮件内容特别紧急，也可以在邮件的主语后面加上具体的形容词来强调，如“某项目【紧急】付款申请，请回复”、“请阅读【重要】业务管理规范最新修订版”

禁忌:

1)主题空洞，很容易让人怀疑你的专业性

2)上传的附件文件名默认为邮件主题，对收件人没有明确的响应动作要求:容易被收件人忽略。

3)主题复杂，同一封邮件包含多个不相关的主题

3.文章应简洁、有逻辑、重点突出、清晰。

在写文章的时候，除了提供你从专业研究和判断的角度思考的最重要的信息外，你还应该从收件人的角度思考。当他收到回复邮件时，他应该知道什么信息?

邮件正文应该采用金字塔结构，即结论优先。下面是对结论的逐层描述，最后请求响应。

因此，电子邮件的主体部分将首先解释这封信涉及到什么以及我们需要做出什么决定;然后提供背景信息、情况描述、响应时间要求等，最后请求响应。

如果收信人需要做出不同的决定，可以在文本中一一列出，这样收信人就可以坐下来快速回复。

正文中需要收件人特别注意的信息可以用粗体或其他颜色和字体突出显示。

4. 附件

最常见的错误是忘记上传附件。上传的附件特别容易出现版本错误，在发送邮件前需要再次检查。附件的核心内容可以提取并体现在文本中，方便收件人快速决策。

5. 发送方的签名

发送电子邮件时不签名是非常忌讳的。您可以在电子邮件中设置自动签名。签名内容一般包括姓名、公司名称、地址、电子邮件、手机、在线通讯工具等。

6. 格式要整齐美观

基本要求是字体要统一，字体大小要相对一致，段落前左对齐，段落间距要一致，段落前可留空行，颜色不超过3种。不要使用荧光字体。

确保自动换行。不要使用手动换行。否则，当你用手机接收时，一个完整的句子就会被打断。

2、发邮件后跟进

如果邮件很重要，你需要通过电话或即时通讯工具提醒收件人立即接收和回复。

您还需要主动跟进响应的进度，特别是时间关键的问题，以确保它们在所需的时间限制之前完成。

如果需要通知相关人员最新的进展，最好以之前的邮件回复所有信息

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文章来源：环北记