客户打电话来，第一句常常是“我们邮箱坏了，收不到客户的邮件”。

实际排查下来，真正是邮箱服务出问题的比例很低。大部分情况是容量满了、解析被人改过、或者邮件被规则拦在了半路。这些事自己就能查，不用等客服。

第一步：先确认对方有没有收到退信

这一步最关键，但最常被跳过。

很多人只问“你发了吗”，对方说发了，就认定是自己这边收不到。其实应该问的是：你那边有没有收到退信？退信里写了什么？

有退信，说明邮件根本没投递成功，退信里会写明原因，照代码查就行。没有退信，说明邮件大概率已经送达，问题出在收信之后的环节——被规则拦了、进了垃圾箱、或者被自动转发走了。

这两种情况的排查方向完全相反，搞错了会白折腾半天。

第二步：把退信代码看懂

退信一般长这样：一堆英文，中间夹着一个三位数代码。这个代码是对方邮件服务器返回的，是排障最直接的线索。

不同服务商的文字描述会有差异，但数字代码的含义基本一致。

看到 5 开头的，通常是永久性失败，重发也没用，得改条件。看到 4 开头的，是临时失败，过一段时间重试往往就通了。

第三步：没有退信，就查这四处

1. 邮箱容量是不是满了

这是最隐蔽的一种。容量满了之后，新邮件会被直接拒收，而你的客户端可能只是安静地不显示新邮件，不会弹提示。

尤其是免费版，单个账号容量只有 1G。客户发几份带图纸、带扫描件的邮件，几个月就能顶满。登录网页版邮箱，一般在左下角或设置里能看到已用容量。

2. 收信规则有没有误拦

很多人设置过“来自某域名的邮件自动归类到某文件夹”，时间一长自己都忘了。邮件其实收到了，只是没进收件箱。

在邮箱设置里翻一下收信规则和过滤器，也看看垃圾邮件文件夹。有些误判的邮件不在收件箱，也不在垃圾箱，而是在“已删除”里。

3. 域名解析有没有被改过

MX 记录决定邮件投递到哪台服务器。换过 DNS 服务商、换过建站公司、域名续费时操作过解析，都可能把 MX 记录弄丢。

表现是全公司所有人都收不到外部邮件，但内部互发正常。这种情况基本可以锁定是解析问题。

4. 发信方是不是被列入了黑名单

如果只是某一家客户发不进来，其他客户都正常，那大概率是对方服务器的问题，或者对方 IP 被反垃圾系统拦了。这种要对方去申诉，你这边改不了。

第四步：分清是一个人收不到，还是全都收不到

这个判断能直接砍掉一半排查工作量。

只有一个人收不到：优先查这个账号本身——容量、收信规则、是否被停用、是否有自动转发设置。

全公司都收不到：优先查域名层面——MX 记录、域名是否过期、服务是否欠费。

只有某个发件人发不进来：优先查对方——对方是否收到退信、退信代码是什么。

很多人一上来就查解析，结果发现是自己账号满了，白折腾。

第五步：发出去被退回，通常是这三种原因

收信和发信是两套逻辑，别混在一起查。

地址问题：对方账号不存在或已停用，退信里会写 550。核对一下地址，尤其是抄送列表里的老地址。

内容被判为垃圾邮件：正文里链接太多、附件是可执行文件、标题带明显的营销词，都容易被拦。第一次给陌生客户发邮件时尤其明显。

发信量超限：免费版全企业每天对外发信是 500 封，注意是整家企业共享，不是每个账号各 500 封。销售、外贸岗位多几个人，一天就容易顶到上限。内部邮件和给有往来记录的联系人发信一般不受这个限制。

什么时候该找人处理

如果这五步都查完——对方没退信、容量没满、规则没问题、解析正常、全公司都收不到——那就不是自己能解决的了，需要服务商从服务端查日志。

联系的时候，把这几个信息一次给全，能省掉好几轮来回：

• 企业域名和出问题的邮箱账号
• 发现收不到的具体时间点，越精确越好
• 对方有没有退信，退信原文完整截图
• 是单个账号还是全公司
• 已经排查过哪些项，结果是什么

只写一句“我们邮箱收不到信”，对方第一句一定是反问，来回就慢了。

最后说一句

邮件收不到这件事，八成不是“坏了”，而是某个环节到了限制。先把退信拿到手，再按上面的顺序查，比直接打电话快得多。

查完还是没头绪，可以联系我们帮你看。400-022-8033，工作日 9:00–18:00。

本文由闪电云企业邮箱整理，退信代码含义参照通用邮件协议标准，各服务商的具体提示文字可能不同。