一个做外贸的客户打来电话，语气很急。跟了三年的业务员离职，HR 办完手续当天就把邮箱账号删了。第二天客户的回信全部退回，退信里写着收件人不存在。人走了，账号里的报价记录、样品确认、柜号，一条都取不出来。

这类事我们每年遇到十几起。问题不在技术，出在处理顺序上。离职交接里，邮箱最容易被当成顺手删掉的一项，实际上它最难重建。

一、先停用，删除放到最后

停用和删除是两个动作，中间隔着的正是缓冲期。

停用之后，账号登不上、收发都停，邮件、通讯录、文件夹原样留着，管理员随时能进去取。删除是另一回事，账号从成员列表里消失，席位释放，数据进回收站，恢复有期限。

给客户的建议固定是一条：离职当天停用，其余往后排。停用不影响任何人，费用也不会因此减少，停着的账号照样占席位。

什么时候删除，看两件事。该导的导完、该转的转完；跨过一个完整的对账周期。月结客户至少跨一个月，不然财务对账时找不到那封确认价格的邮件。

二、新邮件先接住，别让客户干等

停用之后马上做邮件转移，把发往旧地址的新邮件转到接手人名下，管理后台设置，几分钟生效。

顺带把自动回复打开，写清谁已离职、相关业务找谁、新邮箱是什么。别只写一句“该员工已离职”，客户想知道的是接下来找谁。

两件事一起做才完整：转移把信送进去，自动回复让对方知道换人。只做前者，客户还在原地等回复；只做后者，那封信没人处理。

历史往来得单独搬。管理后台的邮箱搬家可以按账号把邮件同步到接手人名下，也可以让员工自己在客户端导出存档。

有一条红线：别把离职员工的账号密码交给接手同事。实际三个麻烦。以原员工名义发出的邮件出了事，责任说不清；密码和别的系统通用，等于把别的入口一起交出去；账号多人共用，操作日志也就失去追溯价值。

搬的时候按文件夹挑，别整个账号无脑同步。客户往来、报价单、合同附件优先，群发通知和系统告警可以丢掉。做了五年的业务号，附件能占掉大半空间，全量搬过去，接手人的信箱直接爆。

把离职员工的邮箱地址加成接手人的别名。改好之后，发给旧地址的邮件进的是同一个信箱，回信时还能选旧地址作为发件人。客户看到的还是原来那个联系人，不会觉得公司换了人就不管这单。

转移只解决收，别名收发都能兜住。做外贸、做长周期订单的公司，这个区别很实在。老客户认的是地址，不是名字。

别名挂在已有账号下面，不额外占成员席位。留多久看业务，通常一到三个月。

账号停用了，不代表人进不去。容易漏的是下面几处。

这几项都不难，难在有人记得。我们的做法是列成一张交接单，HR 发起离职流程时一起给到 IT，逐项打勾。

不是所有离职账号都能清掉，三类要留下来。

对外的固定地址，挂在产品页、合同、发票、招标文件上的那个邮箱。它一停，外面所有联系路径同时断掉，你也没法逐个通知拿到过它的人。

岗位地址，sales@、hr@、service@ 这种。人换了几轮，地址不能换，它属于岗位，不属于某个人。

还有用了多年的老板邮箱、财务邮箱，涉及税务、银行、审计的往来，删了补材料很麻烦。

这三类的处理方式一样：转成公共邮箱，交给指定的人管理，或者做成邮件组挂两三个成员。免费版给 3 个公共邮箱，先数清楚有几个地址必须长期存在，超出的用邮件组接。

企业邮箱按账号计费，钱按席位算，不看活跃度。一个停用半年、没人管的账号，照样躺在账单上。

续费前拉一遍成员列表，把三类挑出来：已经离职但没删的、项目结束临时开的、同一个人开了两个地址的。清完再续，账单通常能降一截。

顺手核对版本。免费版和付费版给的东西差得不少，不少公司一直用免费版扛着，其实早顶到上限了。

免费版还有个常被忽略的限制：对外发信全企业每天 500 封，公共邮箱 3 个。日常沟通够用，做通知、做营销群发很快撞线。

把这七件事串起来其实是一张纸：几号停用、新邮件转给谁、历史邮件何时搬完、别名挂在谁名下、专用密码删没删、邮件组退干净没有、几号删除。HR 和 IT 各拿一份，别口头交代。

交接做得细，接手人第二天就能对接客户；做得糙，半年后客户来问“上次那批货的柜号是多少”，全公司翻不到答案。

手上正遇到这类情况，或者不确定现有账号该怎么处理，可以打 400-022-8033 找我们。闪电云企业邮箱（深圳市闪电云信息技术有限公司）在深圳，账号交接、邮件迁移、域名解析配置都可以远程协助。

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