深圳一家做 LED 灯具的外贸公司，给德国客户发了报价单，三天没回音。业务员重发一遍，客户还是在 WhatsApp 上说没收到。后来客户把邮箱后台截图发过来，两封信都躺在垃圾箱里，主题是 Best price for LED panel。信送到了，只是没进收件箱。

做外贸的企业，邮箱出问题很少是真的坏了。多数是送到了不该去的地方，或者半路被对方服务器挡了回来。两种情况处理方式完全不同，混在一起查，越查越乱。

一、先判断信走到了哪一步

一封邮件到客户收件箱，中间有两道关。第一道是发信方身份，对方要确认这封信确实来自你公司的域名。第二道是信誉与内容，对方按自己的反垃圾规则决定放收件箱、垃圾箱，还是直接拒收。

没收到退信，说明信已被对方服务器接收，问题多在垃圾箱或过滤规则。收到退信，退信里一定写了原因，这反而是最好查的一类。还有一类是误判：客户说没收到，其实地址拼错，或者转给采购忘了回。让对方报一遍收件地址，比反复重发有用。

二、退信先看状态码的第一位

退信里那串数字不是乱码。按邮件传输的通用标准，三位状态码的第一位决定这封信还值不值得重发。

4 开头等一等，5 开头改条件。连发五遍被 5.7.1 拒收的信，只会让对方风控把你们域名记得更牢。

SPF、DKIM、DMARC 是海外邮箱判断发件人身份的主要依据。腾讯企业邮箱的 SPF 是一条 TXT，主机记录填 @，值为 v=spf1 include:spf.mail.qq.com ~all，意思是只有经过腾讯发信服务器发出的邮件，才算这个域名的合法邮件。

配错比没配更常见。同一域名挂两条 SPF，收件方无法判断以哪条为准，校验直接失败。有公司为了保险把结尾写成 -all，合法邮件从别的通道发出就会被拒收；官方建议用 ~all 这种软失败。

DMARC 放在 _dmarc 子域，不是根域，这点常被填错。刚开始用 p=none，只收报告不处置，观察一两个月再收紧。DKIM 要在服务商后台生成选择器和公钥再录入解析。只配 SPF 不配 DKIM，海外邮箱仍会降权。

新域名没有发信历史，对方对它的信任是零。第一天群发三百封开发信，被拦的概率极高。

免费版对外发信是全企业 500 封/天，按整个企业算，不按账号分。十人团队平均每人每天五十封余量，展会前后集中发信很容易触顶。付费版容量不限，附件上限 20G，适合报价单、样品图往来密集的团队。

笨办法有效：新域名头两周每天控制在几十封，收件人分散到不同服务商，让域名慢慢积累正常发信记录。从每天十封跳到五百封，是最典型的垃圾邮件特征。

报价单用 PDF，别用压缩包。压缩包在海外反垃圾系统里属高风险格式，里面的 exe、bat、scr 几乎都会被拦。附件也别贴着上限发，免费版附件上限 2G、付费版 20G，客户那边限制往往更小，二十兆的报价单不少邮箱收不下。

正文链接别堆。一封开发信放五六个网址，配大图、鲜艳按钮、全大写标题，被判成营销邮件的概率很高。稳妥做法是一段说明加一个链接，图片控制在两张以内。主题行避开 best price、100% free、act now 这类词，写清产品名和用途。

发得出去，还要收得回来。收信靠 MX 记录，腾讯企业邮箱要求两条：mxbiz1.qq.com 优先级 5，mxbiz2.qq.com 优先级 10。数值越小越优先，两条不能填成一样，也不能留着别家的 MX。

换服务商最容易在这里出错。旧 MX 没删，新的又加上，邮件会在两台服务器之间随机投递，表现就是有时收得到、有时收不到。顺序应当是先加新记录、把旧记录优先级调高，观察一两天正常后再删。改解析前把原有记录截图存一份。生效需要时间，TTL 设短方便调试，等平台显示生效再发测试信。

这些做完，大部分海外收不到的问题能自己定位。剩下的才是服务商侧的事，比如跨境链路、IP 信誉，需要提工单。工单里把发件账号、收件地址、退信原文、发生时间一起给到，比只说“发不出去”快得多。

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